Znáte MS Word opravdu dobře?

Mám nadprůměrnou uživatelskou znalost MS Word....

                  Pokládám hrníček s logem společnosti a s kávou na pracovní stůl, hned vedle otevřeného počítače. Usrkávám kávu, nechávám její vůni a sílu aby mne probrala a dala zapomenout na zamračené šedivé ráno. Otevírám email k prostudování několika životopisů k dnešním pohovorům. Pracovní den pozvolna začíná…

                  … dosavadní praxe vypadá hezky. Sice není přímo z logistiky, ale úzce s ní spolupracoval jako zaměstnanec v dodavatelských vztazích. To je hezký. Vzdělání středoškolské, ale ta praxe je jednoduše skvělá. Ten půjde dál. Co teď ty jazyky… Angličtina, výborně. Využívá ji v práci, jak emailová komunikace, tak telefonická. Na vedení rozhovorů tváří v tvář se necítí, ale od toho má zaměstnavatel jazykové kurzy. Pasivní znalost jazyka německého, využíval ho v předchozím zaměstnání. Počítačové znalosti, nadprůměrný uživatel MS Word, Excel, tak to je v dnešní době normální, SAP, prima, tak ten půjde dál…

Rozhodovací proces personalisty je obdobný. Splňuje-li kandidát kritéria, která jsou dána společností, tak je přizván na pohovor. Životopis je podrobnou vizitkou uchazeče, který ony informace nese. Článků na téma důležitosti správně napsaného životopisu bylo sepsáno požehnaně. Napsat ho bez chyb! Grafická úprava je důležitá! Správně zvolená fotografie. Ale je ještě jeden důležitý fakt, který při odesílání životopisu vidět není. Jmenuje se to „netisknutelné znaky“. Mít správné formátování textu je věc jedna, ale je vhodné mít správně zvolené i výše zmíněné netisknutelné znaky.

Pokud si otevřete svůj vlastní životopis a kliknete na značku „ ¶ „ na domovské kartě v MS Word (v podsekci odstavec), objeví se Vám v textu množství obrázků. Mezi slovy budete mít tečky, mezi některými budou prázdná kolečka, někde se Vám objeví šipka, jinde znak podobný pí, nebo kotvička. To na Vás koukají znaky ukryté před tiskárnou a běžně i před zrakem vyhotovitele dokumentu. Tyto značky zapisují i použité neviditelné klávesy jako mezerník, enter…

…a teď už jen životopis překopírovat do interního systému. Co to sakra? Proč to tak skáče? Co ty mezery?!

V HR, personalistice, se postupně rozšiřuje používání systémů pro zjednodušení práce s kandidáty. Papírové dokumenty, dokonce i dokumenty v MS Word, jsou časově náročné na vyhodnocení. Při větším množství kandidátů je nemožné životopisy filtrovat podle klíčových slov a znaků. Proto se zajímavé profily kandidátů vkládají do interního systému. V případě špatně zvolených netisknutelných znaků se běžně stává, že je text v interním systému nečitelný.

                  Dobrý kandidát, který má MS Word na úrovni nadprůměrného uživatele, a který zarovnává text pomocí mezerníku, místo aby použil tabulátor (fajnšmekři můžou použít pravítko), který se dostává na další řádek mezerníkem a na další stránku několikanásobným odřádkováním pomocí klávesy „Enter“ (na další stránku se dostanete dvojhmatem „Ctrl“ + „Enter“) téměř okamžitě vyvolává u personalisty pochybnosti o kandidátových znalostech nejen ve Wordu. Jako nadprůměrný uživatel MS Word ho/ji donutíte přemýšlet, jak to vlastně máte s tím Excelem na uživatelské úrovni. A jak s tím jazykem, když sám/sama udáváte, že máte komunikativní úroveň.

                  K zakončení článku by se hodilo úderné moudro. Dlouhodobé užívání programu, a to jakéhokoliv, z Vás nemusí udělat nadprůměrného uživatele. Program totiž můžete dlouhodobě užívat špatně. Vzdělávání se a rozšiřování obzorů ve funkcích, které ještě neznáte, je nutné. Přeneseně na MS Word. To, že dokážete psát a volit velikost a druh písma podle Vaší potřeby je sice hezké, ale to Vám nezajistí nadprůměrnou znalost. Ba ani uživatelskou. MS Word umožňuje psát poznámky pod čarou, generovat obsahy, upravovat rozložení stránek v rámci jednoho dokumentu, vytvářet rejstříky klíčových slov, oddíly, dopisovat netisknutelné poznámky a myšlenky autora skryté za textem. A umožňuje také správně volit netisknutelné znaky, které značně ulehčí samotnou tvorbu textu. Takže:

• Nezarovnávejte text mezerníkem, používejte tlačítko tabulátoru
• Nepřecházejte na další stránku pomocí několika Enterů, ale díky kombinaci „Ctrl“ + „Enter“
• Nevyužívejte mezerník tam, kde není potřeba (za posledním slovem řádku)
• Nevytvářejte vlastní odrážky, využijte ty předdefinované
• Neplýtvejte tlačítky, šetřete každé zmáčknutí neviditelné klávesy
• Nebojujte s programem a nebuďte na něj naštvaní, naučte se ho používat

K úplnému zakončení bych rád použil citát Alberta Einsteina – „Kdybych měl k dispozici hodinu na zvládnutí problému, na kterém by závisel můj život, strávil bych 40 minut jeho studiem, 15 minut jeho analýzou a 5 minut jeho řešením“. Pravdou je, že životopis může život lehce změnit k lepšímu. A pravdou je, že málokdo strávil čas studiem softwaru, ve kterém životopis vytváří.

autor: honza bratt